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 ·  Andrea Wiese  · 

Ziele im Projekt konkret benennen

Was sind die Herausforderungen in Projekten und wie können Unklarheiten, Missverständnisse und Konflikte vermieden werden?

ZielProjektAufgabeSMARTProjektteamRessourcenUrlaub 0 Kommentare 15.02.2017

Ein Projekt wird ins Leben gerufen, ein Projektteam benannt und natürlich darüber gesprochen, was getan werden muss. An den Aufgaben wird wochen-, wenn nicht monate- oder jahrelang gearbeitet. Immer wieder kommt es zu Konflikten, die Mitarbeiter sind uneinig, ob das, was sie gerade tun das richtige ist. Fatal ist es, wenn erst bei Projektabschluss klar wird, dass der Projektauftrag und das, was im Projekt erarbeitet wurde, nicht deckungsgleich ist. Hier werden Gelder verbrannt, Mitarbeiter frustriert oder Kunden verprellt.

Das gute, eindeutig und genau definierte Ziel ist wie ein Kompass, es gibt die Richtung vor. Der Zieldefinition gebührt im Projektmanagement ausreichend Aufmerksamkeit und Sorgfalt. Wird das Ziel zu Beginn richtig und unmissverständlich formuliert und verstanden, ist der weitere Projektverlauf erfolgreich.

Projekte begegnen uns an vielen Stellen im Beruf und auch im privaten Umfeld. Ein Projekt wird ins Leben gerufen, um ein Ziel zu erreichen. Sei es die Renovierung der eigenen vier Wände, ein großes Familienfest - im privaten Umfeld, oder die Entwicklung eines neuen Produktes für Kunden, die Veränderung bestehender Prozesse oder die Einstellung neuer Mitarbeiter auf der beruflichen Seite. In diesen Fällen wird ein Ziel, das es zu erreichen gilt, definiert, ein Projektteam benannt, ein zeitlicher Rahmen festgelegt und finanzielle Mittel zur Verfügung gestellt. Im heutigen Blog Artikel legen wir den Fokus auf das Projektziel. Im Rahmen meiner Beratungsprojekte war die Zieldefinition ein kritischer Erfolgsfaktor. Als externe Beraterin und Coach habe ich oft die Situation erlebt, dass Teams bereits eifrig an Aufgaben im Projekt gearbeitet haben, ohne zu wissen, was genau von ihnen erwartet wird.

„Der Chef hat gesagt, ich soll machen, also mache ich. Was er so genau möchte, habe ich nicht verstanden, aber ich will ja nicht dumm nachfragen, sonst stellt er meine Kompetenz in Frage.“

Begeben wir uns für einen Augenblick auf eine Gedankenreise. Sie bekommen die Aufforderung, den kommenden Sommerurlaub zu buchen.

Wie gehen Sie das Thema an? Was sind Ihre ersten Schritte? Legen Sie direkt los? Wählen Sie ein Reisebüro Ihres Vertrauens, das Sie bei der Suche nach möglichen Urlaubszielen und Unterkünften unterstützt oder bevorzugen Sie die Recherche auf eigene Faust? Nutzen Sie Erfahrungsberichte Ihrer Freunde oder Kollegen, um Ihre Aufgabe erfolgreich erledigen zu können? Wissen Sie, wessen Meinung und Hilfestellung Ihnen weiterhilft?

Was gehört zur erfolgreichen Erledigung Ihrer Aufgabe? Für wen sollen Sie den Urlaub buchen? Für Ihre Familie? Für sich selber und Ihren Partner – ohne Kinder? Wieviel Geld dürfen Sie ausgeben? Sind Reiseländer grundsätzlich ausgeschlossen? Für welchen Zeitraum soll die Reise gebucht werden und bis wann müssen Sie spätestens Ihre Aufgabe erledigt haben? Wie lange darf der Urlaub dauern? Und welches Art von Urlaub soll es sein? Abenteuer-, Strand-, Wander-, Wellnessurlaub, oder doch etwas ganz anderes?

Was hat dies nun mit Zielen im Projekt zu tun? Das Planen einer Urlaubsreise ist im klassischen Sinn ein Projekt- ein schönes Projekt. Trotzdem gibt es klare Rollen und Verantwortlichkeiten, einen Zeitplan, ein Budget und vor allem ein Ziel.

Wie legen wir ein eindeutiges Ziel fest?

Um ein eindeutiges und somit unmissverständliches Ziel im Projekt festzulegen, hilft die SMART Regel. SMART ist die Abkürzung für:

S = Spezifisch

Die Formulierung des Ziels ist konkret und unmissverständlich. „Wir gönnen uns eine Auszeit“, ist im Vergleich zu „im April werden wir für zwei Wochen mit der Familie in die Sonne fliegen“ unspezifischer.

M = Messbar

Ein messbares und damit skalierbares Ziel macht eine spätere objektive Beurteilung möglich, in wie weit das Ziel erreicht wurde. „Wir möchten einige Tage vereisen“ ist nicht messbar, wohingegen „wir möchten für mindestens zehn Tage verreisen, maximal für 16 Tage“ eindeutiger ist. Führt uns unsere Urlaubsreise für zwölf Tage in die Ferne, dann haben wir das Ziel auf jeden Fall erreicht.

A = Attraktiv, Akzeptabel, aktiv

Das Ziel positiv zu beschreiben, weckt positive Gefühle, am Ziel zu arbeiten und die Zielerreichung attraktiv zu bewerten und zu akzeptieren. Dies steigert die Motivation des Projektteams. Darüber hinaus ist die Verwendung von aktiven Verben zwingend erforderlich. Machen wir uns dies an einem Beispiel klar. Wird das Urlaubsziel oder die Urlaubsaktivitäten als attraktiv und akzeptabel wahrgenommen, wird mit Feuereifer auf dieses Ziel hingearbeitet. Aktiv bedeutet hier die anstehenden Aufgaben aktiv zu beschreiben. Planen, buchen, fliegen, fahren, bezahlen – all dies beschreibt Aktivitäten.

R = Realistisch

Hier ist darauf zu achten, dass es eine tatsächliche Möglichkeit gibt, dass Ziel zu erreichen und an der Umsetzung aktiv mitwirken zu können. Mit einem Budget von 1.000 Euro eine Weltreise im Viersternehotel zu erleben, ist unrealistisch. Mit 1.000 Euro eine Woche lang in einer Ferienwohnung mit Selbstversorgung, hingegen realistisch.

T = Terminiert

Hierbei ist ein konkreter Zeitpunkt zu benennen, zu dem das Ziel erfüllt sein soll. „Bis Juni haben wir den Urlaub gebucht“ ist ein Ziel, die Terminierung ist jedoch nicht eindeutig. Ist hier der 1. Juni, der 15. Juni, der 30. Juni oder jeder beliebige andere Tag im Juni gemeint? Die unpräzise Angabe des Zielzeitpunktes führt zu Frust und Konflikten. Der Kalender zeigt den 10. Juni und der Partner wartet bereits seit fünf Tagen auf Ihren Bericht, aber in Ihrem Verständnis haben Sie noch 20 Tage Zeit für Ihre Aufgabe. Hier ist Stress vorprogrammiert.

Wenn wir uns Projekte im beruflichen Kontext ansehen, dann fehlt es häufig an einer klaren Zielbestimmung. Oft ist die klare Formulierung, was erreicht werden soll, gegeben. Schwieriger wird es mit der Bestimmung, wie das Ziel erreicht werden soll.

Im Rahmen der Zielbestimmung ist es wichtig, sich auch mit den Punkten zu befassen, die auf gar keinen Fall eine Rolle spielen sollen. In unserem Beispiel könnte dies bedeuteten, dass auf Grund eines fehlenden Reisepasses nur Ziele innerhalb der EU auszuwählen sind.

Wir haben bereits zuvor betont, wie wichtig es ist, vor dem eigentlichen Start der Projektarbeit das Projektziel klar zu benennen. So lässt sich bereits in der Entstehungsphase des Projektes Zeit und Geld sparen, als auch eventuelle Frustration und Enttäuschung vermeiden. Vielleicht haben Sie schon einmal die Erfahrung gemacht, dass alle Beteiligten großes Vertrauen in das Projektteam gesteckt haben und alle im Projekt mit großem Eifer gearbeitet haben. Erst zu einem späten Zeitpunkt wird klar, dass die beteiligten Personen unterschiedliche Arbeitsaufträge verstanden haben.

Klare und eindeutige Definition des Ziels

Fassen wir noch einmal zusammen, welche Punkte zur klären sind um die eindeutigen Definitionen der Projektziele zu beachten:

1. Welche Leistung soll erbracht werden

Eindeutige, unmissverständliche Formulierung der zu erbringenden Leistung. Hier ist vor allem die Eindeutigkeit des Ziels von entscheidender Bedeutung. „Urlaub planen“ ist kein eindeutiges Ziel. „In den Sommerferien für unsere Familie (zwei Erwachsene, zwei Kinder) Cluburlaub auf den Kanaren buchen“ ist da ein konkreteres Ziel.

2. Zeit

Wann soll das Projekt starten, bis wann soll es abgeschlossen sein? Dies gilt auch für mögliche Teilprojekte. Hier bitte die Eindeutigkeit der Zeitvorgabe beachten. Projektstart November ist keine eindeutige Zeitvorgabe. Dies haben wir zuvor bereits im Rahmen der SMART Regel diskutiert.

3. Ressourcen (Personal)

Wer arbeitet am Projekt mit? Wen dürfen wir einbinden? Wie stehen diese Ressourcen zur Verfügung?

4. Ressourcen (Geldmittel, Budget)

Was darf das Projekt kosten? Welche geldlichen finanziellen Mittel stehen zur Verfügung

Wir haben versucht darzustellen, wie wichtig die richtigen Fragen und konkrete Antworten auf dem Weg zur Definition des Projektziels ist. Neben dem Projektziel wird ein erfolgreiches Projekt von weiteren Faktoren bestimmt.

INDETALENTE stattet Sie gerne mit der entsprechenden Kompetenz aus. Im Seminar „Hilfe im ersten Projekt“ und oder im Seminar „Der Projektplan“ geben wir Ihnen weitere wichtige Hilfestellungen. Sollte Ihr Projekt etwas vom Kurs abgekommen sein, unterstützen wir Sie gerne mit unserem neutralen und kompetenten Blick von außen und helfen Ihnen, die Segel wieder richtig in den Wind zu stellen.


„Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.“

Unbekannter Autor – aus Projektweisheiten

Tags: ZielProjektAufgabeSMARTProjektteamRessourcenUrlaub

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